Twój przewodnik obsługi systemu hiPets

W kolumnie danego pracownika, kliknij na wybraną godzinę, następnie w polu ''Wybierz usługę'' wpisz nazwę usługi (nie musisz wpisywać całej nazwy, wystarczy, że wpiszesz np.''Inter'', a system wyświetli wszystkie usługi, które zawierają tę frazę).

Pola klient i zwierzak możesz wypełnić lub zostawić puste. Użyj przycisku "Umów wizytę", aby dodać wizytę do kalendarza.

Ważne! Na etapie dodawania usługi możesz zmienić pracownika, godzinę i czas trwania wizyty.

Dodaj wizytę bez danych, gdy nie masz czasu na dodawanie klienta lub brakuje Ci niezbędnych danych.

W kalendarzu, w kolumnie wybranego pracownika kliknij w wybraną godzinę, następnie wybierz usługę z listy i umów wizytę.

Pamiętaj, że wizyta bez przypisania klienta nie zapisze się w historii wizyt, dlatego gdy tylko uzyskasz niezbędne dane, wróć do wizyty, aby je uzupełnić i mieć pełną historię rezerwacji.

Gdy dodajesz wizytę dla wybranego klienta, możesz wyświetlić karty przypisanych do niego zwierzaków. Przyspiesza to proces rezerwacji i pozwala Ci wybrać zwierzaka, dla którego klient chce umówić wizytę.

Jeżeli klienta i jego zwierzaka nie ma jeszcze w Twojej bazie, dodaj ich karty na etapie rezerwacji. Po wybraniu usługi i pracownika kliknij plus "+" przy polu "Klient", aby dodać klienta, a po dodaniu klienta kliknij plus "+" przy polu "Zwierzak", aby dodać zwierzaka.

Gdy umawiasz wizytę, system oprócz danych pracownika, usługi, klienta czy zwierzaka umożliwia Ci wpisanie notatki widocznej tylko dla pracowników. W zależności od potrzeby możesz dodać ją w formie tekstu, zdjęcia, pliku PDF, a nawet nagrania video.

Notatka przypisuje się na stałe do konkretnej wizyty. W każdej chwili możesz do niej wrócić.

Edytuj wizytę zamiast ją usuwać, gdy zajdą jakieś zmiany.

1. Skieruj kursor na wizytę, a gdy pojawi się małe okienko, z podstawowymi danymi wizyty, kliknij w przycisk "Edytuj", aby zmienić pracownika, usługę, klienta, czas lub datę.

2. Skieruj kursor na wizytę, a gdy pojawi się ikona "Łapki", wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki, a następnie przesuń wizytę na inną godzinę, do innego pracownika lub na inny dzień. Aby przesunąć wizytę na inny dzień, ustaw kalendarz w widoku miesięcznym lub tygodniowym.

Jeżeli chcesz edytować tylko czas wizyty, skieruj kursor na jej dolną lub górną krawędź, aż zobaczysz ikonę podwójnej "Strzałki". Wciśnij i przytrzymaj lewy przycisk myszki, a następnie przeciągnij dolną krawędź, żeby wydłużyć lub skrócić wizytę.

Skieruj kursor na wizytę, a gdy pojawi się okienko z podstawowymi danymi wizyty, kliknij w przycisk “Usuń".

Gdy umawiasz wizytę poza godzinami pracy, zobaczysz komunikat z ostrzeżeniem “Termin niedostępny”. Potwierdź, aby dodać wizytę do kalendarza.

Rezerwacje poza godzinami pracy dostępne są wyłącznie dla biznesu, klienci nie mogą umawiać wizyt wychodzących poza grafik.

Ikony przy wizytach informują Cię o statusie rezerwacji. Sygnalizują, czy klient wysłał wiadomość, opłacił wizytę, jest na czarnej liście lub czeka w poczekalni.

Nie musisz zapamiętywać znaczenia każdej ikony. Najedź kursorem na wizytę z ikoną, aby wyświetlić etykietę z opisem.

Dodaj przerwę bezpośrednio z kalendarza, aby zablokować rezerwacje online w wybranym czasie.

W górnej części kalendarza znajduje się przycisk “Dodaj wizytę” ze strzałką skierowaną w dół. Kliknij w nią, a następnie w sekcję “Dodaj przerwę”. Wybierz pracownika, określ czas i częstotliwość przerwy.

Standardowo wyświetlamy kalendarz w widoku dobowym.

Możesz jednak ograniczyć ten widok do godzin otwarcia biznesu. W górnej części kalendarza znajduje się przycisk “Dodaj wizytę” ze strzałką skierowaną w dół. Kliknij w nią i wybierz opcję “Ogranicz do godzin pracy”.

Aby bez wchodzenia do gabinetu poinformować specjalistę o obecności opiekuna ze zwierzakiem,
kliknij w wizytę i oznacz ją statusem ,,W poczekalni". Wizyta zmieni kolor na niebieski.

Oprócz tego specjalista może wyświetlić na kalendarzu specjalny blok z listą klientów, którzy czekają już w poczekalni. Wystarczy, że w górnej części kalendarza, kliknie w znak ">>"

Kliknij w wizytę, wybierz sekcję “Notatki i dokumenty”, wybierz pole ''Notatka prywatna'' i dodaj notatkę w postaci treści, zdjęcia, pliku PDF lub video, a następnie użyj przycisku ''Dodaj'', aby zapisać.

W każdej chwili możesz wrócić do dokumentacji w historii wizyt zwierzaka. Wystarczy, że klikniesz w interesującą Cię wizytę, a następnie przejdziesz do sekcji “Notatki i dokumenty”.

Kliknij w wizytę, wybierz sekcję “Notatki i dokumenty", następnie kliknij w ikonę plusa ,,+'' i w polu zalecenia wpisz to, co chcesz przekazać klientowi. Użyj przycisku ''Dodaj'' a następnie kliknij w ikonę ,,𖤂'', aby wysłać zalecenia e-mailem do klienta. Dodatkowo jeżeli klient umówił wizytę online, zobaczy zalecenia na swoim koncie przy konkretnej wizycie.

Ważne! Opcja wysyłania zaleceń jest możliwa tylko dla klientów, którzy mają podany adres e-mail w karcie.

Użyj tej funkcji, jeśli chcesz poinformować klienta, że może odebrać już swojego zwierzaka, ale nie możesz z jakiegoś powodu zadzwonić do klienta lub klient nie odbiera telefonu.

Kliknij w wizytę i przejdź do sekcji “Komunikacja”, która znajduję się za polem “Notatki i dokumenty”. Użyj przycisku ,,Odbierz zwierzaka", a klient dostanie SMS z automatycznie wygenerowaną treścią.

Ważne! Funkcja ,,Odbierz zwierzaka’’ dostępna jest tylko dla wizyt z przypisanym klientem.

Kliknij w wizytę w kalendarzu, wybierz opcję "Rozlicz wizytę", a następnie zaznacz metodę płatności. Możesz zmienić cenę i przypisać rabat.

Jeżeli nie rozliczysz wizyty, to w historii wizyt danego zwierzaka będziesz wiedzieć podstawową cenę z cennika.

Kliknij w wizytę na kalendarzu, a następnie na imię i nazwisko klienta, a system przeniesie Cię do karty klienta, w której m.in sprawdzisz historię wizyt.

Kliknij w wizytę, a następnie w prawym górnym rogu panelu ze szczegółami rezerwacji, wybierz odpowiedni status wizyty.

Nie musisz zmieniać statusów, natomiast jest to wymagane jeśli zależy Ci na tym, aby ''Tablica'' wyświetlała poprawne dane.

Włącz tablicę klikając w ikonę z etykietą ''Tablica'', która znajduje się w górnej części kalendarza, aby sprawdzić status wizyt z bieżącego dnia. Na tablicy znajdziesz informacje o liczbie:

• zaplanowanych wizyt,

• czasie do następnej wizyty,

• opóźnieniach,

• liczbie zwierzaków w poczekalni

• liczbie zwierzaków, które czekają na wypis

• zakończonych i anulowanych wizytach.

Z widoku tablicy możesz także umawiać wizyty i dodawać przerwy.

Ważne! Aby tablica pokazywała aktualne dane, przypisuj wizytom odpowiednie statusy.

System automatycznie wysyła prośbę o opinię po wizycie do klienta z kontem na platformie hiPets, bez względu na to, czy klient umówił się sam, czy został umówiony przez biznes.

Należy jednak mieć na uwadze, że jeśli biznes umówił klientowi wizytę, prośba o opinię zostanie wysłana tylko wtedy, gdy przy koncie klienta widnieje dopisek "posiada konto w hiPets". W sytuacji, gdy konto oznaczone jest jako "nie posiada konta w hiPets'', system nie wyśle prośby o wystawienie opinii.

Przejdź do zakładki "Klienci", kliknij w przycisk "Dodaj klienta" i wypełnij wymagane pola, a następnie użyj przycisku ,,Dodaj'', aby dodać klienta do bazy.

Po dodaniu klienta, system wyśle do niego SMS z informacją, że kolejne wizyty może umawiać przez hiPets.

Przejdź do zakładki "Klienci", wybierz klienta i na karcie z jego danymi, w polu ,,Osoby do kontaktu’’ użyj ikony plusa ‘’+’’, aby przypisać dodatkową osobę, która może być informowana np. o stanie zdrowia zwierzaka.

Jeśli masz bazę klientów w pliku xls, xlsx lub csv z takimi danymi jak: imię, nazwisko, numer telefonu, możesz przesłać ją do swojego konsultanta, aby wgrał ją do Twojego profilu hiPets.

Dodatkowo możemy wysłać bezpłatne SMS-y do tych klientów z informacją, że mogą umawiać się do Ciebie przez hiPets.

Przejdź do zakładki "Klienci", wybierz klienta i w sekcji ,,Dane podstawowe" lub sekcji "Zwierzaki" użyj ikony plusa "+" , aby dodać zwierzaka. Wymagane są tylko dwa pola, pozostałe są opcjonalne.

Do jednego klienta możesz przypisać kilka kart zwierzaków.

Wybierz klienta z bazy, następnie przejdź do zakładki ''Wizyty''. Aby sprawdzić notatki dodane do wizyty, kliknij w wybraną wizytę i wejdź w sekcję "Notatki i dokumenty".

Z tego poziomu możesz nie tylko sprawdzić, ale także dodać notatkę.

Przejdź do zakładki "Klienci", następnie do historii wizyt wybranego klienta i przy konkretnej wizycie użyj opcji "Powtórz jutro" lub z rozwijanej listy wybierz inną opcję np. 7, 14, 30 lub 90 dni.

Dzięki tej funkcji zaoszczędzisz sporo czasu, bo dane takie jak pracownik, usługa, opiekun czy zwierzak uzupełnią się automatycznie, a system sam przeliczy na jakim dniu wypada wizyta. Możesz edytować wszystkie szczegóły wizyty, w tym datę.

Z zakładki "Klienci" wybierz konkretną osobę, następnie przejdź do zakładki ,,Wizyty” i wybierz, tę wizytę, którą chcesz rozliczyć. Możesz ręcznie zmienić cenę, dodać rabat i wybrać metodę płatności spośród dostępnych opcji.

Wizytę możesz też rozliczyć bezpośrednio z kalendarza.

Z zakładki "Klienci" wybierz konkretną osobę, a następnie na karcie klienta, kliknij w przycisk:

''Dodaj klienta na czarną listę'' i

• jeśli chcesz pozwalać na rezerwacje online klientowi z czarnej listy, to w oknie, które się wyświetli potwierdź dodanie klienta do listy używając przycisku "Dodaj".

• jeśli nie chcesz pozwalać na rezerwacje online klientowi z czarnej listy, to w oknie, które się wyświetli odznacz opcję ,,Pozwalaj na rezerwacje online" i potwierdź swój wybór używając przycisku "Dodaj".

Dla wybranego klienta lub jego zwierzaka możesz ustawić inną, indywidualną wysokość przedpłaty niż dla pozostałych.

• Przedpłata dla klienta
Z zakładki "Klienci" wybierz konkretną osobę, a następnie przejdź do sekcji ,,Ustawienia" i aktywuj pole ,,Pobieraj przedpłaty". Następnie wybierz typ przedpłaty (procentową lub kwotową) i wpisz odpowiednią wartość.

• Przedpłata dla zwierzaka
Aby ustawić przedpłatę dla zwierzaka wybranego klienta, przejdź do sekcji "Zwierzaki", która znajduje się na karcie klienta. Po wyborze (kliknięciu) w konkretnego zwierzaka przejdź na sam dół strony i w sekcji ,,Dodatkowe ustawienia" aktywuj pole ,,Pobieraj przedpłaty". Następnie wybierz typ przedpłaty (procentową lub kwotową) i wpisz odpowiednią wartość.

Wybierz klienta z bazy, przejdź do sekcji "Ustawienia", która znajduje się w jego karcie i w ,,Indywidualnych wariantach" uzupełnij pole cena i/lub czas, a system podczas rezerwacji wizyty automatycznie zmieni cenę i/lub czas każdej usługi przypisanej do tego klienta.

Wybierz klienta z bazy i przejdź do sekcji "Zwierzaki". Następnie wybierz zwierzaka, przejdź na sam dół strony do sekcji "Dodatkowe ustawienia" i w ,,Indywidualnych wariantach" uzupełnij pole cena i/lub czas, a system podczas rezerwacji wizyty automatycznie zmieni cenę i/lub czas każdej usługi przypisanej do tego zwierzaka.

Przejdź do zakładki "Klienci", a następnie do sekcji "Ustawienia" na karcie wybranego klienta i określ, czy system ma wysyłać bezpłatne powiadomienia e-mail, płatne powiadomienia SMS lub oba rodzaje. Możesz również włączyć lub wyłączyć powiadomienia dotyczące:
• nowych rezerwacji;
• zmienionych rezerwacji;
• odwołanych rezerwacji;
• dodatkowej komunikacji "Odbierz zwierzaka".

Nie możesz wyłączyć tylko przypomnienia o wizycie.

Przejdź do zakładki "Klienci" i w polu wyszukiwarki wpisz imię, nazwisko, numer telefonu lub imię zwierzaka, aby znaleźć kartę klienta.

1.Przejdź do zakładki "Grafik".

2.Kliknij na wybrany dzień w rubryce pracownika, którego dostępność chcesz dodać.

3. W otwartym oknie:

- Ustaw godziny pracy.
- Wybierz częstotliwość z dostępnych opcji (8 różnych do wyboru).

Przykłady:

Przykład 1: Stałe godziny od poniedziałku do piątku

Jeśli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w tych samych godzinach, w polu "Częstotliwość" wybierz opcję "Od poniedziałku do piątku".

Przykład 2: Stałe godziny w każdy poniedziałek

Jeśli pracownik pracuje w tych samych godzinach w każdy poniedziałek, w polu "Częstotliwość" wybierz opcję "Co tydzień" .

Przykład 3: Nieregularne godziny każdego dnia

Jeśli pracownik ma nieregularne godziny pracy każdego dnia, dodaj grafik osobno na każdy dzień i w polu "Częstotliwość"wybierz opcję "Nie powtarza się" z listy.

Przejdź do zakładki "Grafik", a następnie w rubryce wybranego pracownika kliknij na dzień, w którym chcesz dodać nieobecność. W oknie, które się otworzy możesz wybrać chorobę, urlop lub święto. Możesz też dodać opis z powodem przerwy, który będzie widoczny tylko dla pracowników.

Klienci nie zobaczą przyczyny braku dostępnych terminów.

Przejdź do zakładki "Grafik", następnie w rubryce wybranego pracownika kliknij na dzień, w którym chcesz dodać częściową nieobecność. W oknie, które się otworzy wybierz "Przerwę" i ustaw godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia.

Możesz ustawić przerwę jednorazowo lub cyklicznie, a także dodać opis z powodem przerwy, który będzie widoczny tylko dla pracowników.

Klienci nie zobaczą przyczyny braku dostępnych terminów.

W przypadku nieprzewidzianej nieobecności pracownika, przejdź do zakładki "Grafik" i kliknij w wolnym polu na rubryce wybranego pracownika na dzień, w którym chcesz dodać nieobecność. W oknie, które się wyświetli, zaznacz chorobę, urlop lub święto i uzupełnij pola od kiedy do kiedy chcesz dodać nieobecność.

Nie musisz usuwać dostępności, ponieważ choroba, urlop i święto są nadrzędne nad grafikiem pracy i blokują rezerwacje wizyt online w wybranym okresie.

Klienci nie zobaczą przyczyny braku dostępnych terminów.

Przejdź do zakładki "Grafik", a następnie w rubryce wybranego pracownika najedź kursorem na wybrany wpis i kliknij "Usuń". System pozwoli Ci zdecydować, który wpis usunąć:

• "Ten wpis", dotyczy wybranego przez Ciebie dnia
• "Ten wpis i wszystkie późniejsze" dotyczy wybranego dnia i wszystkich, które po nim następują
• "Wszystkie wpisy", dotyczy wybranego dnia i wszystkich dni przed i po wybranym przez Ciebie dniu

W zakładce "Grafik", w górnej części ekranu, znajdują się przyciski, które umożliwiają przeglądanie grafiku na różne sposoby.

• Jeżeli chcesz wyświetlić grafik wybranego pracownika, kliknij w pole "Wszyscy pracownicy" i zaznacz konkretną osobę z listy

• Aby przeglądać grafik w widoku dziennym, tygodniowym lub miesięcznym, użyj do tego celu przycisków: “Dzień”, “Tydzień” lub “Miesiąc”

• Jeśli chcesz zmienić układ grafiku z poziomego na pionowy, kliknij w "Zmień widok". To spowoduje, że grafik wyświetlany dotąd w widoku wierszy zmieni się na widok kolumnowy.

Przejdź do zakładki "Usługi" i kliknij w przycisk ,,Dodaj usługę”. Zacznij wpisywać nazwę, a gdy na liście pojawi się usługa, której szukasz, kliknij w nią, aby dodać do cennika. System wypełni część danych za Ciebie, przypisze do niej gatunki, kategorie i tagi, które możesz później edytować.

W katalogu hiPets znajduje się 700 usług.

Jeżeli w katalogu brakuje interesującej Cię usługi lub chcesz nazwać usługę inaczej, przejdź do zakładki "Usługi" i kliknij w przycisk ,,Dodaj usługę”. Następnie wpisz swoją nazwę i dodaj do cennika.

Dla usługi spoza katalogu musisz wybrać kategorię i miniumum jeden tag z dostępnej listy.

Przejdź do zakładki ,,Usługi’’, kliknij w wybraną usługę, a następnie w przycisk ,,Edytuj’’ i wybierz sekcję, w której chcesz wprowadzić zmiany.

Pamiętaj, aby po wprowadzeniu zmian użyć przycisku ,,Aktualizuj''

Przejdź do zakładki ,,Usługi’’, następnie najedź kursorem na ikonkę z trzema kreskami przy wybranej usłudze, kliknij i przytrzymaj lewy przycisk myszy, a potem przeciągnij ją, w wybrane miejsce na liście, aby zamienić miejscami z inną usługą.

Zmiany będą widoczne zarówno dla Ciebie w systemie, jak i dla klientów przeglądających Twój profil.

Gdy dodajesz lub edytujesz usługę, przejdź do sekcji "Dane podstawowe", a następnie w sekcji "Dodatkowe ustawienia" wybierz konkretne gatunki i rasy, dla których usługa jest dostępna.

Rezerwacje online będą możliwe tylko dla klientów, których zwierzęta spełnią wybrane przez Ciebie kryteria.

Podczas dodawania lub edycji usługi, przejdź do sekcji "Czas trwania i cena", wybierz opcję "Dodatkowy czas dla pracownika na przygotowanie do usługi". Następnie określ czas potrzebny przed i/lub po wizycie.

System uwzględni na kalendarzu dodatkowy czas na przygotowanie, ale w cenniku widocznym dla klientów wyświetlimy faktyczny czas trwania usługi, pomijając czas potrzebny Ci na przygotowanie.

Jeżeli nie chcesz, aby klienci umawiali wizyty online w ostatniej chwili, skorzystaj z opcji, która wymaga planowania wizyt z odpowiednim wyprzedzeniem.

Ograniczenia rezerwacji dla wybranej usługi
Podczas dodawania lub edycji usługi przejdź do sekcji "Czas trwania i cena", wybierz opcję ,,Zezwalaj na rezerwacje w określonym czasie" i zaznacz ile czasu przed wizytą klient może się na nią umówić.

Ograniczenia rezerwacji dla wszystkich usług
Przejdź do zakładki "Usługi, a następnie do sekcji "Ustawienia" i z pola "Ograniczenia umawiania wizyt" wybierz czas, który Ci odpowiada.

Ograniczenia dostępne w systemie wynoszą od 30 minut do 48 godzin.

Jeżeli nie chcesz, aby klienci umawiali wizyty na odległe terminy, przejdź do zakładki "Usługi", a następnie kliknij w "Ustawienia" i w polu "Maksymalna liczba dni, na które można umówić wizytę w przyszłości", wpisz liczbę dni.

Domyślnie wartość ustawiona jest na 90 dni.

Podczas dodawania lub edycji wybranej usługi, w sekcji "Pozostałe ustawienia", wybierz sposób wyświetlania terminów. W polu ,,Jak wyświetlać dostępne godziny" do wyboru są trzy opcje.

• Pokazuj wszystkie
Jeśli wybierzesz tę opcję, klienci zobaczą wszystkie dostępne terminy.

• Od końca dnia
Jeśli wybierzesz tę opcję, system pokaże jeden termin na najpóźniejszą dostępną godzinę, a kiedy klient go zarezerwuje lub dana godzina minie, system automatycznie wyświetli kolejny dostępny. Proces ten będzie kontynuowany poruszając się w kierunku wcześniejszych godzin.

• Od początku dnia
Jeśli wybierzesz tę opcję, system pokaże jeden termin na najwcześniejszą dostępną godzinę, a kiedy klient go zarezerwuje lub dana godzina minie, system automatycznie wyświetli kolejny dostępny. Proces ten będzie kontynuowany poruszając się w kierunku późniejszych godzin.

Dla każdej usługi możesz ustawić inny rodzaj wyświetlania terminów.

Domyślnie system wysyła przypomnienia 24 godziny przed wizytą.

Jeżeli chcesz zmienić czas przypomnienia dla wybranej usługi, to podczas dodawania jej do cennika lub w czasie edycji, przejdź do sekcji "Pozostałe ustawienia", kliknij na suwak w polu "Przypomnij o usłudze" i wpisz indywidualny czas przypomnienia.

Z uwagi na komfort klientów, system blokuje wysyłkę przypomnień od godziny 22:00 do godz. 8:00, aby nie dopuścić do sytuacji, w której przypomnienie dotrze do klienta np. o 2:00 w nocy.

Domyślnie wszystkie wizyty, które klienci rezerwują online są automatycznie potwierdzane przez system, a klientom wyświetlamy informację z potwierdzeniem wizyty.

Jeżeli chcesz samodzielnie akceptować wszystkie wizyty, na które klienci umawiają się online, przejdź do zakładki "Usługi", a następnie w "Ustawieniach" zaznacz opcję ,,Chcę potwierdzać każdą wizytę, na którą klienci umawiają się online”.

Jeżeli chcesz samodzielnie potwierdzać wizyty na wybrane usługi, przejdź do zakładki "Usługi" i podczas dodawania lub edycji usługi w sekcji "Pozostałe ustawienia", zaznacz opcję "Wymagaj potwierdzenia rezerwacji przez biznes".

Każda usługa, dla której ta opcja jest zaznaczona, będzie wymagała Twojego potwierdzenia.

Jeśli chcesz, aby tylko Twoi klienci z bazy mogli umawiać się na wszystkie usługi online, przejdź do zakładki ,,Usługi", następnie w ,,Ustawieniach" zaznacz opcję "Tylko obecni klienci mogą rezerwować wizyty online".

Jeśli chcesz, aby wybrana usługa była dostępna tylko dla obecnych klientów, którzy są w Twojej bazie, przejdź do zakładki ,,Usługi" i podczas dodawania lub edycji usługi, w sekcji "Pozostałe ustawienia", zaznacz opcję "Tylko obecni klienci mogą rezerwować wizyty online".

Jeśli chcesz zablokować rezerwacje online na wybraną usługę, a jednocześnie chcesz, żeby klienci wiedzieli, że jest dostępna w Twojej placówce, przejdź do zakładki ,,Usługi" i podczas dodawania lub edycji usługi, w sekcji "Pozostałe ustawienia", zaznacz tylko i wyłącznie opcję ,,Pracownik może umówić klienta na usługę".

Nie zapomnij odznaczyć opcji: "Każdy klient może umówić usługę online" oraz "Tylko obecni klienci mogą umawiać się online".

Przy próbie rezerwacji takiej usługi przez klienta zostanie wyświetlony komunikat, aby skontaktował się telefonicznie.

Jeśli chcesz wiedzieć z jakim zwierzakiem klient pojawi się na wizycie, przejdź do zakładki ,,Usługi" i podczas dodawania lub edycji usługi, w sekcji "Pozostałe ustawienia", zaznacz opcję "Usługa wymaga obecności zwierzaka". Dzięki temu ustawieniu tylko klient, który w swoim profilu ma dodanego zwierzaka, będzie mógł umówić wizytę online.

Klient, który ma konto na hiPets, ale nie ma dodanej karty zwierzaka, podczas umawiania wizyty może ją dodać.

Jeśli którąś z usług chcesz lub możesz wykonywać tylko w wybrane dni lub w określonych godzinach, przejdź do zakładki ,,Usługi" i podczas dodawania lub edycji usługi, w sekcji "Pozostałe ustawienia" zaznacz opcję ,,Usługa dostępna w wybranych dniach i godzinach".

Następnie wybierz dni i godziny, w których klienci będą mogli umawiać wizyty na tę usługę. W jednym dniu możesz ustawić kilka przedziałów czasowych. Pamiętaj, aby przedział czasowy był równy czasowi usługi lub dłuższy.

Jeśli usługa wymaga specjalnego przygotowania przed wizytą i chcesz poinformować o tym klientów, którzy rezerwują wizyty online, przejdź do zakładki "Usługi" i podczas dodawania lub edycji usługi, w sekcji "Dane podstawowe", zaznacz opcję "Wizyta wymaga przygotowania". Następnie dodaj opis, a system wyświetli go klientowi podczas rezerwacji usługi.

Jeśli masz w cenniku usługę skierowaną do różnych zwierzaków, która różni się ceną lub czasem trwania i nie chcesz jej kilkukrotnie powielać w cenniku, skorzystaj z wariantów, które pozwalają na modyfikacje ceny i czasu ze względu na rasę, gatunek a nawet pracownika, który wykonuje usługę.

Przejdź do edycji usługi, a następnie do sekcji “Warianty usługi" i w wybranym modyfikatorze wprowadź dowolną wartość w pole: czas, cena lub przedpłata.

Ważne!
Warianty nie są dostępne na etapie dodawania usługi. Ta opcja pojawia się dopiero po dodaniu usługi do cennika.

Przejdź do zakładki "Raporty" i ustaw daty, aby sprawdzić liczbę klientów umówionych przez biznes oraz rezerwujących wizyty samodzielnie przez hiPets. W raporcie wizyt sprawdzisz także czas zaoszczędzony dzięki rezerwacjom online.

Przejdź do zakładki "Raporty" i kliknij w zakładkę "Wizyty", aby przełączyć się na raport "Klienci". Następnie wprowadź daty, aby sprawdzić ilu nowych klientów umówiło się w danym okresie czasu, jaki był przychód oraz na jaką kwotę zostały udzielone rabaty.

Aby raport przychodu prezentował dokładne dane, ważne jest rozliczanie wszystkich wizyt. Dla poprawnego wyświetlenia dokładnej sumy rabatów, korzystaj z opcji udzielania rabatu w czasie rozliczania wizyt. Ręczna zmiana ceny na niższą nie jest traktowana jako rabat.

Przejdź do zakładki "Raporty" i kliknij w zakładkę "Wizyty", aby przełączyć się na raport "Powiadomień".

Powiadomienia SMS

Wprowadź zakres dat jaki Cię interesuje i wprowadź numer w pole wyszukiwania. Następnie kliknij w ikonę lupki, aby sprawdzić treść wiadomości.

Powiadomienia e-mail

Wprowadź zakres dat jaki Cię interesuje, kliknij w e-mail i wprowadź adres w pole wyszukiwania. Następnie kliknij w ikonę lupki, aby sprawdzić treść wiadomości.

Przejdź do zakładki „Raporty” i kliknij zakładkę „Wizyty”, aby przełączyć się na raport „Przedpłat”. Wprowadź zakres dat, który Cię interesuje i wybierz jeden z trzech dostępnych filtrów:

• Opłacone
• Zwroty
• Nieopłacone

System wyświetli klientów, których wizyta była objęta przedpłatą. Aby wyszukać interesującego Cię klienta, wpisz w pole wyszukiwarki nazwisko lub numer telefonu. Pod ikoną lupki, znajdziesz szczegóły dotyczące przedpłaty.

Chcesz pobrać raport na swoje urządzenie? Użyj przycisku „Eksportuj”.

Przejdź do zakładki "Pracownicy" i wybierz pracownika. Na jego karcie w sekcji "Dane podstawowe" kliknij w przycisk "Zarządzaj". System wyświetli listę wszystkich dodanych do cennika usług. Zaznacz te, które wykonuje pracownik.

Jeśli pracownik wykonuje większość usług z cennika, użyj przycisku do zaznaczenia wszystkich usług, a następnie odznacz te, których nie wykonuje, aby przyśpieszyć proces.

Przejdź do zakładki "Pracownicy" i wybierz pracownika. Na jego karcie, w górnej części ekranu kliknij przycisk "Edytuj", wówczas pod polem "Opis" znajdziesz sekcję "Specjalizacje”. Na rozwijanej liście zaznacz te, które chcesz przypisać do pracownika.

Jeżeli się pomylisz, kliknij w krzyżyk na etykiecie specjalizacji, którą chcesz usunąć.

Przejdź do zakładki "Pracownicy", wybierz pracownika, a następnie w górnej części ekranu kliknij przycisk "Edytuj". Pod sekcją "Kolor przypisany w grafiku pracy" znajduje się pasek z paletą kolorów. Wybierz ten, który chcesz przypisać do specjalisty.

Możesz też pozostawić kolor losowo przydzielony przez system.

Przejdź do zakładki "Pracownicy" i wybierz pracownika. Na jego karcie, kliknij w "Ustawienia", następnie w "Indywidualne warianty" wpisz wartość w polu cena i/lub czas, aby system automatycznie przypisał te wartości dla wszystkich usług tego pracownika.

Przejdź do zakładki "Pracownicy" i wybierz pracownika. Na jego karcie w sekcji "Ustawienia" kliknij w suwak, aby ustawić “Przedpłaty" na wszystkie wykonywane przez niego usługi. Następnie wybierz typ i wpisz wartość przedpłaty.

Przejdź do zakładki "Pracownicy" i wybierz pracownika. Na jego karcie w zakładce "Ustawienia", znajdziesz sekcję dotyczącą powiadomień. Możesz określić, czy system ma wysyłać do pracownika bezpłatne powiadomienia e-mail, płatne powiadomienia SMS lub e-mail i SMS. Możesz też zdecydować, które z powiadomień:

• o nowych rezerwacjach
• o zmienionych rezerwacjach
• o odwołanych rezerwacjach
• dodatkowej komunikacji "Odbierz zwierzaka"

mają być włączone lub wyłączone.

Przejdź do zakładki "Pracownicy" i wybierz pracownika. Na jego karcie kliknij przycisk "Edytuj", a następnie, w sekcji "Status konta", wyłącz rezerwacje online używając suwaka, który znajduje się przy polu "Pracownik dostępny dla rezerwacji". Pracownik nadal będzie widoczny w kalendarzu biznesu, ale tylko biznes będzie mógł zapisywać dla niego wizyty.

Wejdź w zakładkę „Pracownicy”, następnie najedź kursorem na ikonkę z trzema kreskami przy wybranym pracowniku, kliknij i przytrzymaj lewy przycisk myszy, a potem przeciągnij go, w wybrane miejsce na liście, aby zamienić miejscami z innym pracownikiem.

Zmiany będą widoczne zarówno dla Ciebie w systemie, jak i dla klientów przeglądających Twój profil.

Przejdź do zakładki "Czarna lista" i użyj przycisku "Dodaj klienta na czarną listę". Po tym jak system wyświetli okno z wyszukiwarką, znajdź i wybierz klienta, a następnie dodaj go do listy.

W trakcie dodawania klienta do czarnej listy możesz wprowadzić notatkę z powodem lub pominąć to pole.

Przejdź do zakładki "Czarna lista" i użyj przycisku "Dodaj klienta na czarną listę". Gdy system wyświetli okno z wyszukiwarką, znajdź i wybierz klienta, następnie kliknij w suwak, który znajduje się przy polu "Pozwalaj na rezerwacje online", tak aby zmienił kolor na szary i potwierdź wybór przyciskiem ,,Dodaj klienta do listy’’.

W trakcie dodawania klienta do czarnej listy możesz wprowadzić notatkę z powodem lub pominąć to pole.

Przejdź do zakładki "Czarna lista", znajdź konkretnego klienta i kliknij w ikonę edycji “✎”, aby edytować notatkę.

Przejdź do zakładki "Czarna lista", znajdź konkretnego klienta i kliknij w pole wyboru (pusty kwardacik) obok jego danych. Ikona potwierdzenia “✓”, która pojawi się w polu, oznacza, że klient może ponownie umawiać wizyty online.

Przejdź do zakładki "Czarna lista", znajdź konkretnego klienta i kliknij w ikonę kosza, aby usunąć klienta z czarnej listy.

Przejdź do zakładki "Czarna lista" i użyj przycisku "Dodaj klienta na czarną listę". Gdy system wyświetli okno z wyszukiwarką, znajdź i wybierz klienta, następnie kliknij w suwak, który znajduje się przy polu "Pozwalaj na rezerwacje online", aby zablokować rezerwacje i potwierdź wybór przyciskiem ,,Dodaj klienta do listy’’.

W trakcie dodawania klienta do czarnej listy możesz wprowadzić notatkę z powodem lub pominąć to pole.

Przejdź do zakładki "Przedpłaty" i z sekcji "Konfiguracja panelu do płatności - Stripe", wybierz rodzaj działalności, a następnie kliknij w przycisk "Skonfiguruj". Stripe poprosi Cię o podanie adresu e-mail oraz numeru konta, na który będą wpływały środki z przedpłat. Dodatkowo niezbędne będzie zweryfikowanie tożsamości.

Po aktywacji otrzymasz e-mail od firmy Stripe z informacją czy weryfikacja przebiegła pomyślnie.

Przejdź do zakładki "Przedpłaty", następnie do sekcji "Globalne ustawienia" i wybierz, dla której grupy klientów chcesz ustawić przedpłaty:

• Czarna lista;
• Nieprzychodzący na wizyty;
• Pierwsza wizyta;
• Nowi klienci.

Wybierz odpowiednią grupę i użyj suwaka z podpisem “Włączone’’, aby włączyć przedpłatę. Następnie określ jej rodzaj oraz wartość.

Przejdź do zakładki "Przedpłaty", następnie do sekcji "Klient i zwierzak". Wybierz klienta i użyj suwaka z podpisem “Włączone’’. Następnie określ rodzaj oraz wartość przedpłaty.

Przejdź do zakładki "Przedpłaty", następnie do sekcji "Klient i zwierzak". Wybierz klienta i użyj suwaka z podpisem “Włączone’’, a w “Ustawieniach zaawansowanych" wybierz zwierzaka i określ rodzaj oraz wartość przedpłaty.

Nie będziesz mieć dostępu do "Ustawień zaawansowanych", jeśli klient nie ma dodanego żadnego zwierzaka w swojej karcie.

Przejdź do zakładki "Przedpłaty", następnie do sekcji "Pracownik". Wybierz pracownika i użyj przycisku z podpisem “Włączone’’. Następnie określ rodzaj oraz wartość przedpłaty.

Po dodaniu wizyty z danymi klienta, kliknij na kalendarzu w tę wizytę, a następnie w przycisk ,,Pobierz przedpłatę’’ i zaznacz w jakim czasie klient musi opłacić wizytę. System wyśle do klienta wiadomość SMS lub e-mail i SMS z linkiem do płatności.

Jeżeli wizyta nie zostanie opłacona w wybranym czasie, system automatycznie ją anuluje i zwolni miejsce w kalendarzu.

Klienci, od których system będzie wymagał przedpłaty, mają do wyboru 4 metody płatności:

• Blik
• Karta płatnicza
• Przelewy24
• Klarna

Jeżeli klient lub biznes anuluje opłaconą wizytę na co najmniej 24 godziny przed zaplanowanym terminem, system automatycznie zwróci klientowi pieniądze.

Jeśli anulacja nastąpi w czasie krótszym niż 24 godziny do wizyty, system nie zwróci klientowi przedpłaty.

Każda transakcja jest objęta prowizją w wysokości 1,5 % + 1 zł wartości transakcji . Ta opłata naliczana jest automatycznie podczas przetwarzania płatności, co oznacza, że na Twoje konto dostawca płatności przelewa kwotę pomniejszoną o tę prowizję.

Przejdź do zakładki "Ogólne ustawienia", kliknij w sekcję "Komunikacja" i zdecyduj, czy system ma wysyłać bezpłatne powiadomienia e-mail, płatne powiadomienia SMS lub oba te rodzaje oraz czy chcesz wyłączyć lub pozostawić powiadomienia dotyczące:

• nowych rezerwacji;
• zmienionych rezerwacji;
• odwołanych rezerwacji;
• dodatkowej komunikacji "Odbierz zwierzaka".

Jedyne powiadomienie, którego nie możesz wyłączyć dotyczy przypomnienia o wizycie.

Interwał klienta określa, w jakich odstępach czasu system wyświetla klientom dostępne terminy.

Przy interwale 15 minutowym system wyświetla dostępne terminy co kwadrans. Jeżeli klient umówi się na 15 minutową wizytę na godzinę 11:00, to według systemu skończysz ją o 11:15. Przy interwale 15 minutowym system wyświetli kolejny dostępny termin na 11:15 pod warunkiem, że nie będzie już zajęty.

Przy interwale 60 minutowym system wyświetli dostępne terminy co godzinę. Zwróć uwagę na 2 opisane przykłady.

• jeżeli pracownik zaczyna pracę o pełnej godzinie np. o 10:00, to system wyświetli pierwszą dostępną godzinę wizyty o 10:00 i tak co godzinę, czyli 11:00, 12:00 itd.

• jeżeli pracownik zaczyna pracę o godzinie 10:30, system wyświetli pierwszą dostępną godzinę wizyty o 10:30 i tak co godzinę, czyli 11:30, 12:30 itd.

Przejdź do zakładki "Ogólne ustawienia", następnie do sekcji "Pozostałe ustawienia" i z pola "Interwał czasowy klienta" wybierz ten, który Ci odpowiada. Najkrótszy interwał, jaki możesz ustawić, to 5 minut.

Interwał biznesu określa w jakich odstępach czasu
system prezentuje Tobie lub Twoim pracownikom dostępne terminy podczas umawiania wizyt dla klientów.

Jeżeli interwał biznesu ustawisz na 30 minut, to system wyświetli dostępne terminy co 30 minut, np. na 11:30, 12:00, 12:30 itd. Aby umówić klienta na 11:15, konieczne będzie ręczne wpisanie godziny.

Przejdź do zakładki "Ogólne ustawienia", następnie do sekcji "Pozostałe ustawienia" i z pola "Interwał czasowy biznesu", wybierz ten, który ci odpowiada. Najkrótszy interwał, jaki możesz ustawić, to 5 minut.

Jeżeli chcesz zmienić język w jakim Ty i Twoi klienci otrzymują powiadomienia e-mail oraz SMS, przejdź do zakładki "Ogólne ustawienia", a następnie do sekcji "Pozostałe ustawienia" i w polu "Język komunikacji" wybierz język polski lub język angielski.

Jeżeli chcesz zmienić walutę w jakiej rozliczasz wizyty, przejdź do zakładki "Ogólne ustawienia", a następnie do sekcji "Pozostałe ustawienia". Z pola "Waluta" wybierz jedną z dostępnych opcji: złoty, euro, funt, dolar lub korona norweska.

Na samym dole menu znajduje się pole z inicjałami konta pracownika, który jest aktualnie zalogowany. Kliknij w to pole i przejdź do sekcji "Mój profil", aby zmienić hasło.

Na samym dole menu znajduje się pole z inicjałami konta pracownika, który jest aktualnie zalogowany. Kliknij w to pole i przejdź do sekcji "Mój profil", aby zmienić adres e-mail lub numer telefonu, którym chcesz logować się do systemu.

Na samym dole menu znajduje się pole z inicjałami konta pracownika, który jest aktualnie zalogowany. Kliknij w to pole i przejdź do sekcji "Wyloguj się".

Na samym dole menu znajduje się pole z inicjałami konta pracownika, który jest aktualnie zalogowany. Kliknij w to pole i przejdź do sekcji "Zmień język", aby wybrać język, w którym chcesz używać systemu. Do wyboru jest język polski lub język angielski.

Jesteśmy elastyczni i nie wiążemy Cię żadną umową!

Nasz model działania opiera się na subskrypcji, co oznacza, że rozliczamy się co miesiąc. Jeżeli z jakiegoś powodu musisz zawiesić lub zakończyć współpracę, wystarczy, że poinformujesz nas o tym ostatniego dnia miesiąca.

hiPets możesz używać w tym samym czasie na laptopie, tablecie lub smartfonie. Ilość urządzeń jest nieograniczona.

Możesz używać hiPets z każdego miejsca na świecie, potrzebny jest Ci tylko dostęp do internetu.

Aplikację na tablety i smartfony pobierzesz ze sklepu App Store i Google Play.

Kliknij w odpowiedni przycisk, aby przejść do sklepu i zainstalować aplikację.

Twoi klienci mogą pobrać bezpłatną aplikację ze sklepu App Store, Google Play i AppGallery. Nie muszą jednak pobierać aplikacji, mogą założyć konto na stronie hiPets dla opiekunów zwierząt

Założenie konta nie powinno zająć dłużej niż minutę.

Jeżeli nie masz miejsca na smartfonie lub tablecie, albo masz telefon Huawei z App Gallery, możesz używać hiPets w przeglądarce. System dostosowuje się do wielkości ekranu urządzenia, na którym jest używany.

Opłatę za abonament płacisz z góry, a opłatę za SMS-y z dołu, po zakończeniu miesiąca.

Jeśli dołączysz do nas w trakcie trwania miesiąca, opłatę za abonament naliczymy proporcjonalnie do ilości dni pozostałych do końca miesiąca. Dodatkowo, opłatę pomniejszymy o 7 dni bezpłatnego okresu testowego, który Ci przysługuje.

Zanim wystawimy pierwszą fakturę, skontaktujemy się z Tobą, aby ustalić od kiedy chcesz rozpocząć współpracę.

Fakturę otrzymasz na swój adres e-mail. Aby ją opłacić użyj przycisku "Kliknij i zapłać online", który znajduje się w prawej górnej części dokumentu. Dzięki tej formie płatności nie musisz wpisywać:

• kwoty

• numeru konta

• numeru faktury

Twoja wpłata zostanie zaksięgowana natychmiast.

Czat dostępny jest od poniedziałku do piątku od godziny 9:00-17:00. Napisz do nas, jeżeli potrzebujesz pomocy, chcesz podzielić się pomysłem lub sugestią.

Jeżeli nie pamiętasz hasła, na ekranie logowania kliknij w opcję "Nie pamiętasz hasła", a następnie podaj numer telefonu lub adres e-mail użyty podczas rejestracji konta i postępuj zgodnie z wyświetlanymi instrukcjami. Możesz też kliknąć tutaj, aby zresetować hasło

Twój przewodnik obsługi hiPets na komputerze

Kalendarz

Klienci

Grafiki

Usługi

Raporty

Ustawienia

Ustawienia konta

Wybrane dla Ciebie

Kalendarz

Jak dodać wizytę

Wizyta bez danych

Wizyta z danymi opiekuna i zwierzaka

Notatka do wizyty

Edycja wizyty na dwa sposoby

Usuwanie wizyty

Wizyty poza godzinami pracy

Ikony na wizytach

Szybka przerwa

Wyświetlanie godzin na kalendarzu

Poczekalnia

Notatki i dokumenty

Zalecenia po wizycie

Odbierz zwierzaka

Rozliczanie wizyt

Przejście z wizyty na kalendarzu do karty klienta

Oznaczanie wizyt odpowiednimi statusami

Tablica

Opinia o wizycie

Klienci

Dodanie klienta do bazy

Przypisanie dodatkowej osoby do kontaktu

Import kontaktów

Przypisanie zwierzaka do opiekuna

Podgląd notatki przypisanej do konkretnej wizyty

Ekspresowe powtarzanie wizyty

Rozliczanie wizyty

Dodanie klienta do czarnej listy

Indywidualne przedpłaty dla klienta i zwierzaka

Indywidualny czas i cena usług dla wybranego klienta

Indywidualny czas i cena usług dla wybranego zwierzaka

Rodzaje powiadomień o wizytach dla wybranego klienta

Wyszukiwarka klientów

Grafik

Dodanie dostępności pracownika

Przykłady:

Dodanie całodniowej nieobecności pracownika

Dodanie częściowej nieobecności pracownika

Dodanie nieobecności w dniach z ustawioną dostępnością

Usuwanie dostępności lub nieobecności w grafiku pracy

Różne sposoby wyświetlania grafiku pracy

Usługi

Dodanie do cennika usługi z katalogu

Dodanie do cennika usługi z własną nazwą

Edycja usługi

Zmiana kolejności usług

Usługa z ograniczeniem gatunków i ras

Czas na przygotowanie do usługi

Wizyty online bez niespodzianek

Ograniczenia rezerwacji na odległe terminy

Różne sposoby wyświetlania klientom dostępnych terminów

Indywidualny czas przypomnień dla wybranych usług

Automatyczne potwierdzanie wizyt

Samodzielne potwierdzanie wszystkich wizyt

Samodzielne potwierdzanie wybranych wizyt

Rezerwacje online dostępne tylko dla klientów z bazy

Rezerwacje online ną wybraną usługę, tylko dla klientów z bazy

Blokada rezerwacji online wybranej usługi

Usługa wymaga obecności zwierzaka

Usługa dostępna w wybranych dniach i godzinach

Informacja o przygotowaniu zwierzaka do wizyty

Usługa w kilku wariantach

Raporty

Raport wizyt

Raport klientów, przychodu i rabatów

Raport powiadomień

Raport przedpłat

Ustawienia

Pracownicy

Przypisanie pracownikowi usług

Ustawienia
konta

Wybrane
dla Ciebie